AI och Copilot i Umeå kommun

Kort introduktion till AI

Copilot och ChatGPT är generativ AI. De bygger på språkmodeller som har tränats på enorma mängder text. När du ställer en fråga räknar modellen ut vilka ord som troligen kommer härnäst. Därför blir svaren ofta välskrivna och användbara.

Men modellen vet inte saker som en människa gör. Den kan hitta på fakta, källor och siffror och låta helt säker på sin sak. Det kallas att AI:n hallucinerar.

AI är en kunnig kollega som ibland har fel. Du har alltid ansvaret.

AI är bra på att

• skriva utkast, sammanfatta och förenkla texter,
• översätta och skriva om till klarspråk,
• bolla idéer, föreslå rubriker och strukturer,
• hitta mönster i en text eller tabell som du laddar upp.

AI passar inte för att

• fatta beslut om enskilda personer, till exempel i myndighetsutövning,
• ta fram fakta som du inte kan kontrollera själv,
• hantera känslig information eller sekretess.

Så värderar du svaren

Läs allt som AI skriver innan du använder det. Fråga dig:

1. Stämmer det? Kontrollera fakta, siffror, datum och namn mot en källa du litar på.
2. Finns källorna? Klicka på länkarna. AI kan hänvisa till lagar, rapporter och sidor som inte finns.
3. Är det rättvist? AI kan upprepa fördomar och stereotyper från texterna den har tränats på.
4. Passar det mottagaren? Är språket begripligt, korrekt och i kommunens ton?
5. Kan du stå för det? Det du skickar vidare är ditt. Skriv inte under på något du inte förstår.

Informationssäkerhet

All information i kommunen klassas efter hur skyddsvärd den är. Copilot är bedömt för information i klass vit och grön. Läs om informationsklassning.

Varför licensen kräver mer

Gratisversionen ser bara det du själv skriver eller laddar upp. Copilot med licens söker i allt som personen har behörighet till: mejl, Teams-chattar, möten och filer i OneDrive och SharePoint. Finns gul eller röd information där kan den komma med i svaren. Därför kan licens bara beställas till den som inte hanterar gul eller röd information i Microsoft 365.

Så får Copilot användas

Riskerna i korthet

• Fel svar: AI kan hitta på. Granska alltid.
• Information sprids: Med licens kan Copilot visa information från filer som är delade bredare än de borde vara. Städa behörigheterna.
• Övertro: Det är lätt att lita på en välskriven text. Du ansvarar för resultatet.
• Upphovsrätt: Kontrollera bilder och texter innan du publicerar dem.

Gratis, licens eller ChatGPT?

En ärlig jämförelse: licensen är inte magi. Men för den som har mycket mejl, möten och dokument kan den spara tid varje dag.

Osäker? Använd Copilot Chat en vecka. Saknar du dina möten, mejl och filer, då är licensen för dig.

Vad licensen ger extra

Med licens arbetar Copilot med din egen information och finns inne i programmen du redan använder. Exempel:

• Teams: ”Sammanfatta mötet och lista vem som ska göra vad.” Kom du sent kan du fråga vad som har sagts hittills.
• Outlook: Sammanfatta en lång mejltråd och skriv ett utkast till svar.
• Sök i allt: ”Vad har hänt i projektet Skolskjuts senaste veckan?” Copilot letar i mejl, chattar och filer.
• Word: ”Skriv ett utkast till tjänsteskrivelse utifrån Förstudie.docx.”
• PowerPoint: Gör en presentation av ett Word-dokument.
• Excel: Be om förklaringar, formler och diagram för en tabell.

Det du inte får mer av med licens: bättre fakta, säkrare svar eller tillåtelse att använda känslig information. Samma regler gäller.

Utbildning: Kom igång med Copilot

Alla som får en licens ska ha gått utbildningen. Den tar cirka 20 minuter och handlar om möjligheter, risker, vit och grön information och var du får hjälp.

Sidansvarig: Digitaliseringsenheten · Utkast för prototyp